Die Themen Smart Hospital und Digitalisierung haben auch am WPE entscheidende Bedeutung.

Schneller, sicher, umfassend: Erfolgreiche Umstellung auf die digitale Patientenakte am WPE

Im Mai vergangenen Jahres erfolgte an der Klinik für Partikeltherapie am Westdeutschen Protonentherapiezentrum die vollständige Umstellung auf eine digitale Patientenakte. Bereits Ende 2018 konnte das Projekt abgeschlossen werden. Zum Innovation Contest 2019 der Universitätsmedizin Essen zum Thema „Smart Hospital“ Anfang Juni zog das WPE jetzt ein erstes positives Fazit.

„Wichtig bei der Planung des Projektes“, sagt Gabriele Schaefer, stellvertretende MTRA-Leitung und Qualitätsmanagement-Beauftragte im WPE, „war uns die Einbeziehung aller Berufsgruppen am WPE in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe. Auf diese Weise konnten wir sicherstellen, dass sämtliche Arbeitsabläufe und notwendigen Kommunikationswege erfasst werden und in die Planungen einfließen“. Das Ergebnis: Ein übergreifendes onkologisches Informationssystem einschließlich einer vollständig digitalen Akte. Beides wurde genau für die Bedürfnisse des Zentrums konfiguriert. Schaefer: „Unsere Patientinnen und Patienten stammen aus ganz Deutschland und etwa 30 Prozent kommen aus dem Ausland zu uns. Das bedeutet auch, dass viele wichtige Unterlagen in Papierform oder als PDF bei uns eingehen, die früher aufwendig in einzelnen Papier-Ordnern verwaltet werden mussten – mit allen damit verbundenen Nachteilen, etwa der Tatsache, dass immer nur einzelne Personen auf die Daten zugreifen können.“ Ein weiteres Problem: die Zusendung von CT- oder MRT-Bildern per Post ist unter Umständen extrem langwierig; eine Übermittlung per Email aus Datenschutzgründen jedoch nicht minder problematisch.

Logistische Herausforderungen, für die das WPE eine „Drei-Komponenten-Lösung“ entwickelte: Zusätzlich zum Patientensystem „Medico“, das am gesamten Universitätsklinikum Essen eingesetzt wird und das für die allgemeine Fallanlage zur Verfügung steht, ermöglichen die Software „Mosaiq“ und „RayStation“ die Speicherung der eigentlichen Falldokumentationen, der Medikationen und Therapien, der einzelnen Termine und der individuellen Planungsprogramme und Bestrahlungspläne. Prof. Dr. Beate Timmermann, Direktorin der Klinik für Partikeltherapie und Ärztliche Leiterin des WPE: „Das Gesamtsystem bietet also nicht nur eine digitale Datenbank für Patienten- und Therapiedaten, die an allen Rechnern für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit zugänglich sind, sondern spannt auch den Bogen zur hochkomplexen Protonentherapieplanung und -steuerung sowie zur wissenschaftlichen Auswertung und Qualitätssicherung.“

Über die Einrichtung einer zentralen Cloud und eines eigenen Scanbüros, in dem geschulte Mitarbeitende den Posteingang zentral steuern, werden Abläufe zusätzlich beschleunigt und vereinfacht. Gabriele Schaefer: „Das neue Informationssystem ermöglicht tatsächlich die vollständige Erfassung wissenschaftlicher und administrativer Daten. Auch das Berichtswesen ist wesentlich einfacher als früher: Wir können nicht nur ein umfassendes hauseigenes Register führen, sondern auch den kontinuierlichen Datentransfer zu externen Therapiestudien sicherstellen.“ Nicht zuletzt wird auch der Informationsaustausch innerhalb des eigenen Hauses mittlerweile über ein digitales Kommunikationsmedium – eine Quality Check-List – geregelt. Unklare Zuständigkeiten oder nicht mehr nachvollziehbare Informationsketten gehören damit der Vergangenheit an. Prof. Timmermann: „Durch seine umfassenden Möglichkeiten, auch im Hinblick etwa auf Datenschutzbelange, ist das neue Informationssystem zum zentralen Element des hohen klinischen, technischen und wissenschaftlichen Standards im WPE geworden.“